A jornada de um empresário é marcada por desafios e vitórias. João, um empreendedor dedicado, construiu sua empresa do zero, transformando uma pequena operação em um negócio de sucesso com atuação nacional. Sua visão estratégica e foco no crescimento impulsionaram a expansão para múltiplas unidades e a conquista de novos mercados. No entanto, em meio a essa trajetória de ascensão, João, como muitos outros gestores, negligenciou um pilar fundamental da saúde empresarial: o controle do ativo imobilizado.

Durante anos, a gestão do patrimônio da empresa de João era feita de forma rudimentar, baseada em planilhas de Excel. Máquinas, veículos, equipamentos de escritório e ferramentas eram registrados de maneira informal, com dados dispersos e sem uma padronização rigorosa. Acreditava-se que, com o foco na produção e nas vendas, os "detalhes" do ativo imobilizado poderiam ser gerenciados de forma mais simples. Essa visão, embora comum, revelou-se uma armadilha perigosa, especialmente quando a empresa atingiu a marca de cerca de mil ativos, ou algo próximo a isso.

A insegurança das planilhas: um risco para a gestão patrimonial

Controlar centenas ou milhares de ativos em planilhas de Excel é um convite ao erro e à perda de controle, expondo a empresa a vulnerabilidades significativas:

1. Vulnerabilidade e Falta de Segurança: Planilhas são intrinsecamente vulneráveis. Erros de digitação, exclusão acidental de dados, corrupção de arquivos ou mesmo a manipulação intencional de informações podem comprometer a integridade de todo o registro patrimonial. Não há mecanismos de segurança robustos, como trilhas de auditoria ou controle de acesso granular, que garantam a confiabilidade dos dados.
2. Ausência de Backup e Risco de Perda: A dependência de arquivos locais ou de backups manuais expõe a empresa a um risco imenso de perda total das informações. Um problema no servidor, um ataque cibernético ou um simples descuido podem apagar anos de registros, impossibilitando a recuperação do histórico patrimonial.
3. Dificuldade na Apuração de Impostos: A depreciação do ativo imobilizado é um custo dedutível para fins de Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Sem um controle preciso de cada ativo, sua vida útil real e seu valor contábil, a empresa de João não conseguia apurar corretamente a depreciação mensal. Isso resultava em um pagamento desnecessário de impostos, um capital que poderia ser reinvestido no próprio negócio. A falta de conformidade com o CPC 27 (Ativo Imobilizado), que exige a correta mensuração e depreciação dos bens, era um risco fiscal latente.
4. Perda de Ativos e Descontrole de Movimentações: A ausência de um inventário patrimonial adequado e de um sistema de gestão gerava perdas físicas alarmantes. Máquinas e equipamentos "sumiam", veículos eram danificados sem que se soubesse a responsabilidade, e ferramentas específicas eram roubadas sem deixar rastros. Como não havia um registro detalhado de cada item, sua localização e seu responsável, era impossível rastrear esses bens.
5. Ativos em Poder de Terceiros: Um Ponto Cego: A empresa de João, para otimizar a produção ou expandir a comercialização, enviava moldes, ferramentas, equipamentos de demonstração ou produtos em comodato para clientes e fornecedores. Sem um procedimento claro de remessa e retorno, sem a emissão correta de notas fiscais de remessa e, principalmente, sem um sistema que monitorasse esses bens, muitos ativos simplesmente não voltavam. Ferramentas se perdiam, e equipamentos ficavam esquecidos, mas continuavam sendo depreciados nos livros da empresa, sem gerar valor algum.

O momento da verdade: uma oportunidade perdida por falta de controle

A empresa de João continuava crescendo, e esse sucesso atraiu a atenção de um grande investidor do mercado. Era a oportunidade que João sempre sonhou: um aporte de capital significativo para levar a empresa a um novo patamar, com expansão e investimentos em novas tecnologias. O investidor, um fundo renomado, iniciou um processo de due diligence rigoroso, e, como parte fundamental dessa análise, solicitou um valuation completo da empresa.

No processo de valuation, a análise do ativo imobilizado é um dos pontos mais críticos e detalhados. O investidor pediu não apenas os valores contábeis, mas um controle patrimonial detalhado, com um inventário geral e avaliação do ativo que refletisse a realidade física e o valor justo de mercado de cada bem.

João, pego de surpresa pela profundidade da exigência, percebeu que suas planilhas de Excel e seus controles informais não seriam suficientes. Era o momento da verdade. Ele correu para solicitar que uma consultoria realizasse, de última hora, um inventário físico e uma avaliação do ativo imobilizado completa. A equipe da consultoria, embora experiente, teve que trabalhar contra o tempo, lidando com a desorganização, a falta de padronização e a ausência de documentação.

O trabalho foi feito. Um laudo de avaliação e um relatório de inventário foram gerados. Mas o investidor, com sua vasta experiência em aquisições, sentiu-se profundamente inseguro. Como confiar em uma informação que havia sido produzida "de última hora", sem um histórico consistente de controle? A ausência de um processo contínuo de gestão patrimonial, a falta de trilhas de auditoria nas planilhas, a dificuldade em cruzar os dados com a contabilidade de forma transparente e a ausência de um sistema robusto que garantisse a integridade dos dados ao longo do tempo, geraram uma enorme desconfiança.

O investidor questionou a validade dos números. "Se o controle do ativo imobilizado, que representa uma parte tão significativa do balanço, não é consistente e não tem um histórico auditável, como posso ter certeza da saúde financeira geral da empresa?", indagou ele.

Apesar de todo o potencial de crescimento e da história inspiradora, a falta de governança corporativa na gestão patrimonial foi um fator decisivo. O investidor, sentindo-se inseguro com a base de dados apresentada, acabou recuando. A oportunidade de um grande aporte de capital, que transformaria a empresa de João, foi perdida.

A lição amarga: a necessidade de um controle contínuo e profissional

João aprendeu da forma mais dolorosa que a gestão do ativo imobilizado não é um detalhe, mas um pilar estratégico. Ele havia deixado de lado a necessidade de construir um controle patrimonial sólido e contínuo ao longo do tempo, o que teria dado mais credibilidade e segurança aos seus números. O que parecia ser uma economia de tempo e recursos no passado, transformou-se em um custo altíssimo: a perda de uma oportunidade de investimento que valia milhões.

Essa história é, infelizmente, muito comum. Vários gestores e empresários cometem o erro de adiar a profissionalização da gestão do ativo imobilizado, confiando em métodos frágeis e improvisados. O que eles não percebem é que, ao fazer isso:

• Perdem Benefícios Fiscais: A depreciação não é corretamente apurada, resultando em impostos mais altos e perda de deduções legítimas.
• Sofrem Perdas Patrimoniais: Ativos são perdidos, roubados ou danificados sem rastreabilidade, gerando prejuízos diretos e impactando o resultado.
• Desperdiçam Ativos em Poder de Terceiros: Ferramentas, moldes e equipamentos enviados para clientes ou fornecedores não retornam, por falta de controle e documentação adequada (Notas Fiscais de Remessa e Retorno, termos de comodato), causando perdas e atritos comerciais.
• Comprometem a Credibilidade: A falta de um controle auditável gera desconfiança em investidores, bancos e auditores, dificultando captações de recursos e processos de M&A (Mergers and Acquisitions).
• Tomam Decisões Ineficazes: Sem dados precisos sobre o valor e a condição real dos ativos, as decisões sobre investimentos, manutenção e descarte são baseadas em suposições, não em fatos, levando a alocações ineficientes de capital.

A solução: profissionalização e tecnologia na gestão patrimonial

A história de João é um alerta, mas também um convite à ação. A necessidade de se manter um controle patrimonial robusto e contínuo é inegável. Para isso, é fundamental que as empresas contem com o apoio de consultorias especializadas e com a tecnologia adequada.

Consultorias especializadas em projetos de inventário e avaliação patrimonial realizam um trabalho completo, que vai muito além de uma simples contagem:

• Inventário Físico Detalhado: Com identificação individual de cada ativo, fixação de placas de identificação (com código de barras ou QR Code), e registro de localização precisa.
• Avaliação Patrimonial Técnica: Determinação do valor justo de mercado, valor de reposição e vida útil econômica dos ativos, em conformidade com as normas da ABNT, IBAPE, CPC 27 e CPC 01.
• Conciliação e Saneamento: Cruzamento dos dados físicos com os registros contábeis para identificar e corrigir inconsistências, gerando os ajustes contábeis necessários.
• Gestão de Ativos em Poder de Terceiros: Implementação de procedimentos e ferramentas para controlar bens que estão temporariamente fora da empresa, com a devida documentação fiscal e contratual.

Além disso, essas consultorias geralmente disponibilizam aos seus clientes sistemas de gestão do ativo imobilizado de última geração. Essas ferramentas, desenvolvidas com base em vasta experiência em projetos, oferecem funcionalidades cruciais para um controle patrimonial eficiente:

• Hospedagem em Nuvem: Segurança, backup diário e acesso multiusuário de qualquer lugar.
• Cadastro Detalhado: Campos para todas as informações do ativo, incluindo histórico de movimentações e manutenções.
• Cálculo Automático da Depreciação: Em conformidade com as normas contábeis e fiscais.
• Anexos Digitais: Notas fiscais, manuais, garantias, fotos e documentos jurídicos vinculados ao ativo.
• Módulo para Ativos em Poder de Terceiros: Controle específico de bens fora da empresa, com alertas para prazos de retorno e documentação.
• Relatórios Gerenciais e Contábeis: Visão clara e auditável do patrimônio.
• Trilhas de Auditoria: Garantia de rastreabilidade e integridade dos dados.

Alternativas de software para gestão patrimonial no mercado

Para empresas que buscam profissionalizar a gestão do ativo imobilizado e abandonar os riscos das planilhas, o mercado oferece diversas alternativas de software robustas e especializadas. Essas soluções podem ser módulos de grandes sistemas de gestão empresarial (ERPs) ou softwares dedicados, desenvolvidos especificamente para o controle patrimonial.

Algumas das empresas que disponibilizam software de gestão de controle patrimonial incluem:

• SAP: Conhecido por seu módulo de Gestão de Ativos (Asset Management), que faz parte de seu sistema ERP abrangente.
• Oracle: Oferece soluções de Gestão de Ativos Fixos (Fixed Assets Management) como parte de suas suítes de ERP e finanças.
• IBM: Embora mais focada em gestão de ativos de TI e soluções de software asset management (SAM), também possui ferramentas que podem ser aplicadas ao controle de ativos físicos em contextos específicos.
• AXS Consultoria: Especializada em Inventário e Avaliação de Ativos, tem uma ferramenta em nuvem para Pequenas e Médias Empresas para a Gestão Patrimonial, sendo multiusuário.
• Sispro (ou outros provedores de ERP com módulos de patrimônio): Existem diversos fornecedores de sistemas ERP de médio porte que incluem módulos de gestão patrimonial, como a Sofis Tecnologia (com a solução Patrimônio) ou a Implanta (com o Sispat), que oferecem funcionalidades para controle de bens e depreciação.
• Legisway (Wolters Kluwer): Embora mais voltado para gestão jurídica e de compliance, a Wolters Kluwer, por meio de suas soluções, pode ter ferramentas que tangenciam o controle de ativos para fins de conformidade legal e contratual.
• Outras Soluções Especializadas: Além dos grandes players de ERP, o mercado conta com diversas empresas especializadas em softwares de gestão patrimonial, desenvolvidos com foco exclusivo nas necessidades do ativo imobilizado, oferecendo funcionalidades específicas para inventário, avaliação, depreciação e controle de movimentações.

Essas ferramentas são projetadas para oferecer a segurança, a rastreabilidade e a conformidade que as planilhas de Excel não conseguem proporcionar. Ao investir em um sistema dedicado, as empresas podem otimizar a apuração de impostos, evitar perdas, controlar efetivamente ativos em poder de terceiros e, o mais importante, apresentar uma base patrimonial sólida e auditável para qualquer processo de negociação ou avaliação.

A sua oportunidade: não cometa o mesmo erro de João!

A história de João é um lembrete poderoso de que a gestão patrimonial não é um luxo, mas uma necessidade estratégica. Perder uma grande oportunidade de investimento por falta de controle é um preço alto demais a pagar. Empresas que buscam credibilidade, segurança e crescimento sustentável precisam de uma base de dados patrimonial sólida, auditável e sempre atualizada.

Se você se identificou com a história de João e percebe que sua empresa pode estar exposta aos mesmos riscos, saiba que existe uma solução. Não espere a próxima auditoria ou a oportunidade de um grande investidor para correr atrás do prejuízo.

Profissionais e empresas especializadas em gestão patrimonial estão à disposição para entender as necessidades específicas do seu negócio e apresentar uma proposta personalizada para um projeto de inventário, avaliação e implementação de um sistema de gestão do ativo imobilizado.

Entre em contato com esses profissionais e solicite uma demonstração de suas soluções. Deixe-os transformar o controle do seu patrimônio em um diferencial competitivo, garantindo que sua empresa esteja sempre preparada para as grandes oportunidades que o futuro reserva. Não perca mais tempo, nem mais ativos!